Vid behandling av ett ärende deltar minst fyra och högst åtta ledamöter. Sammansättningen bestäms enligt principer som anges i arbetsordningen. Ett ärende av särskild betydelse kan på initiativ av nämndens ordförande behandlas av nämnden i förstärkt sammansättning med minst nio och högst tolv ledamöter eller i plenum. Ordföranden eller direktören kan på nämndens vägnar besluta i fall då ärendet är särskilt brådskande, motsvarande fråga redan har behandlats av nämnden eller ärendet är av mindre vikt.

De allra flesta frågor ställs genom ett juridiskt ombud. Framställningar som inte ges in genom ett juridiskt ombud föranleder ofta krav från nämndens sida på kompletteringar och tydliggöranden.

För behandling av en framställan tar nämnden ut en avgift av ingivaren. För ärenden som beslutas av nämnden är grundavgiften 115 000 kronor och för ärenden som beslutas av ordföranden eller direktören 30 000 kronor. Därtill kommer rörligt arvode till ordföranden, i förekommande fall närvarande ledamöter, samt föredraganden.

Handläggningen i nämnden är skriftlig.

Det åligger var och en som har kontakt med nämnden att till underlag för nämndens prövning lämna i relevanta hänseenden uttömmande, korrekta och tydliga upplysningar. Frågor från nämnden ska besvaras utan dröjsmål och kontakten med nämnden ska präglas av öppenhet och skyndsamhet.

Diskussionen i nämnden sker med utgångspunkt i framställan och kansliets föredragning. Kansliet kan begära in ytterligare uppgiftaren från ingivaren av framställningen eller inhämta sådana från annat håll. Vidare händer det att kansliet inhämtar uppgifter om rättsläget i andra länder. Det senare förekommer framför allt i ärenden rörande offentliga uppköpserbjudanden, där innehållet i den brittiska takeover-koden ofta kan vara av intresse.

Kansliet utarbetar ofta ett förslag till uttalande men detta presenteras för nämnden först efter det att ledamöterna getts tillfälle att själva fritt reflektera över hur framställningen bör besvaras.

Nämndens ambition är att ha en hög grad av tillgänglighet och korta handläggningstider. I ärenden som handläggs av ordföranden eller direktören meddelar nämnden som regel sitt beslut inom ett par dagar från det att den slutliga framställningen lämnas in, ibland redan samma dag. Även vid behandling i nämnd med kollegial sammansättning är handläggningstiderna korta, normalt omkring en vecka. Ärenden som involverar flera parter, exempelvis konkurrerande budgivare, vilka måste beredas tillfälle att yttra sig över varandras inlagor, kräver normalt längre handläggningstid.

Jävsfrågor

Aktiemarknadsnämndens ledamöter och kansli ska inte delta i handläggningen av ett ärende, om det finns omständigheter som medför att ledamotens eller föredragandens opartiskhet skulle kunna ifrågasättas. Aktiemarknadsnämndens ärenden handläggs på ett sådant sätt att en eventuell jävssituation kan uppmärksammas så tidigt som möjligt under handläggningen.

Om en framställning som ska prövas av nämnden föregås av en kontakt mellan ingivaren och nämndens kansli tillfrågas ingivaren om denne känner till vilka andra rådgivare m.m. som arbetar med den aktuella transaktionen. Kansliet kan utifrån den informationen göra en första bedömning av huruvida någon eller några av nämndens ledamöter skulle kunna ha en intressekonflikt och därför inte bör tillfrågas om att delta i ärendets behandling. På motsvarande sätt används den förteckning som kansliet har över vilka styrelseuppdrag nämndens ledamöter har.

När en framställning som ska prövas vid ett sammanträde har inkommit till nämnden, tillfrågas ett antal ledamöter om de har möjlighet att delta vid det planerade sammanträdet. Ledamöterna får på detta stadium inte information om vilka personer eller bolag som berörs av ärendet.

När det preliminärt har bestämts vilka ledamöter som ska delta i ärendets behandling underrättas dessa om vilka personer och bolag som ärendet rör. Ledamöterna ges då tillfälle att anmäla en eventuell intressekonflikt. Om ingen intressekonflikt anmäls, skickas framställningen i ärendet till de vidtalade ledamöterna, som då får ytterligare en möjlighet att bedöma om en intressekonflikt trots allt föreligger.

I första hand prövar den berörda ledamoten själv, ofta i samråd med kansliet, om denne ska anses på grund av intressekonflikt förhindrad att delta i handläggningen av ett ärende. Frågan kan också hänskjutas till nämnden.

En tillfrågad ledamot som är verksam vid advokatbyrå gör rutinmässigt en s.k. konfliktkontroll för att säkerställa att ingen person vid samma byrå har uppdrag som kan innebära en intressekonflikt vid ledamotens deltagande i behandlingen av ett ärende i nämnden. Motsvarande sker av nämndledamöter som arbetar inom bank, eller värdepappersbolag.